مهارت های مذاکره و اصول مذاکره حرفه ای

کسب مهارت های مذاکره و برقراری ارتباطی موثر در یک گفتگو امری ضروری و مهم می باشد که به ما در رسیدن به اهدافی که داریم کمک می کند. بدون شک فردی که هیچ دیدگاهی از مذاکره ندارد و بدون کسب آمادگی های لازم وارد یک گفتگو جدی و مهم می شود، نمی تواند اهداف خود را محقق ساخته و با نتیجه مطلوب مذاکره را به پایان برساند.

به همین علت توصیه می شود تمامی افراد نسبت به کسب مهارت و اصول مذاکره اقدام کنند، زیرا در هر صورت همه ما در هر زمینه ای که فعالیت داشته باشیم بالاخره چند مذاکره مهم را در پیش رو داریم.

بنا به توضیحات گفته شده و بیان اهمیت این موضوع، ما قصد داریم در این زمینه به بررسی مهارت های مذاکره بپردازیم و تعدادی از اصول مهم مذاکره موفق را بیان کنیم، پس با ما در ادامه مطلب همراه باشید. همچنین می توانید برای دریافت توضیحات بیشتر در این زمینه با مشاوران دکتر فکر تماس بگیرید.

مذاکره چیست؟

قبل از اینکه به توضیح اصول مذاکره و راه های کسب این مهارت بپردازیم بهتر است با مفهوم اصلی و کلی مذاکره بیشتر آشنا شویم، مذاکره را می توان به معنای گفتگویی دانست که در آن حداقل دو طرف مستقل از یکدیگر وجود دارند. طرفین مذاکره می توانند اشخاص حقیقی باشند و برای رسیدن به اهداف فردی خود وارد گفتگو شوند و یا اینکه نماینده سازمان دولتی و یا شرکت های خصوصی باشند.

آنچه که اهمیت دارد این است که طرفین مذاکره در نهایت به نتیجه ای می رسند که بخشی از اهداف فردی آن ها را پوشش می دهد، یعنی طی راه حل ها و پیشنهاداتی که در نهایت به کار گرفته می شود علاوه بر اینکه اهداف مشترک طرفین مذاکره محقق خواهد شد، بلکه بخشی از اهداف هر یک از طرفین نیز به نتیجه می رسد.

حال ممکن است یکی از طرفین سود بیشتری برده و درصد بیشتری از اهدافش محقق شود و طرف دیگر به میزان کمتری شاهد سوددهی مذاکره به نفع خودش باشد. بهتر است بدانیم طرفین یک مذاکره می توانند دارای اهدافی باشند که با یکدیگر در تعارض هستند، یعنی اهداف فردی یک طرف مذاکره بر خلاف اهداف فردی طرف یا طرفین دیگر است.

در چنین حالتی ممکن است طرفین با به کارگیری مهارت های مذاکره یکدیگر را متقاعد ساخته و گفتگو به نتیجه مثبت برسد یا اینکه مذاکره نتیجه مطلوب نداشته و بدون تشکیل اهداف مشترک به پایان برسد.

به همین علت گفته می شود در مذاکره تبادل امتیاز وجود دارد، تا از این طریق بتوان یک یا چند هدف مشترک را ایجاد کرده و برای رسیدن به آن ها تلاش های مشترک آغاز شود. درمورد کسب مهارت های مذاکره بهتر است بدانیم هر مذاکره کننده حرفه ای باید با دو مفهوم آشنا باشد، در ادامه مطلب به این دو مفهوم اشاره می کنیم:

• زوپا: در مذاکره به ناحیه و محدوده مشترکی که طرفین گفتگو یا معامله در آن یک هدف مشترک را ایجاد کرده و برای رسیدن به آن تلاش می کنند، زوپا گفته می شود. در واقع می توان زوپا را به معنی محدوده توافق احتمالی یا محدوده معامله دانست که فضای فیزیکی نیست بلکه محدوده ذهنی اشتراک می باشد. در زوپا علاوه بر هدف یا اهداف مشترک، یکسری از اهداف فردی طرفین مذاکره نیز با یکدیگر هم پوشانی داشته و همین میزان از اهداف فردی در راستای مذاکره به نتیجه خواهد رسید.
• بانتا: بهتر است بدانیم زوپا همیشه نتیجه مثبت ندارد، گاهی راه حل ها و پیشنهاداتی که طرفین مذاکره بیان می کنند برای یکدیگر قابل توجیه نبوده و در نتیجه مذاکره با تشکیل هدف مشترک همراه نخواهد بود. در این حالت یکی از مهارت های مذاکره به کارگیری بانتا و تبدیل زوپا منفی به مثبت می باشد. لازم به ذکر است که بانتا به مجموعه اقدامات، راه حل ها و پیشنهادات جایگزینی گفته می شود که زوپا منفی را به مثبت تبدیل خواهد کرد. بهتر است بدانیم مذاکره کننده ای حرفه ای است که قبل از شروع مذاکره علاوه بر تعیین زوپا به فکر مشخص کردن بانتا نیز باشد.

روانشناسی مذاکره

اکثر افرادی که به دنبال کسب مهارت های مذاکره هستند تمایل دارند اصول مذاکره موفق را از طریق علم روانشناسی یاد بگیرند. بهتر است بدانیم افرادی که مذاکره را در حوزه روانشناسی نیز بررسی می کنند و به کسب مهارت می پردازند در گفتگوهای خود بیشتر می توانند بر طرفین مقابل تاثیر گذار باشند.

همه ما به نحوی تحت تاثیر رفتارهای برنامه ریزی شده و در عین حال حرفه ای قرار می گیریم، بنابراین اگر قصد دارید طی یک گفتگو مهم و جدی بر طرفین مقابل خود نفوذ کرده و دیدگاه آنان را به صحبت های خود جذب کنید، بهتر است آگاهی خود را درمورد اصول مذاکره در راستای علم روانشناسی بیشتر نمایید. به همین علت در ادامه مطلب به برخی از مهم ترین موارد کمک کننده در این زمینه اشاره می کنیم:

بیشتر شنونده باشید

همیشه به ما گفته می شود در مواقع مهم و ضروری کمتر صحبت کنید تا بیشتر متوجه شوید، این موضوع کاملا درست است، زیرا زمانی که شما در ابتدای شروع مذاکره سرگرم صحبت کردن باشید ممکن است از رفتارها، اهداف و ایده های فرد مقابل غافل شده و نتیجه مذاکره به نفع شما ایجاد نشود.

بنابراین توصیه می کنیم شروع کننده صحبت در مذاکره نباشید، در طول گفتگو بیشتر شنونده باشید تا از این طریق علاوه بر اینکه کمتر درمورد اهداف خود صحبت می کنید، بیشتر درمورد ایده های طرفین مقابل آگاهی کسب خواهید کرد.

تمامی اهداف خود را بیان نکنید

بهتر است بدانید معمولا کسی برنده یک مذاکره است که تمامی اهداف خود و درصد نهایی سودی که از مذاکره می برد را بیان نکند، زیرا در این صورت طرفین گفتگو نسبت به چنین فردی جبهه نگرفته و تصور می کنند او نیز مانند بقیه طرفین از نتیجه مذاکره سود خواهد برد.

در عین حال توصیه می شود به جای بیان تمامی اهداف، درمورد راه حل های خود و اینکه چنین پیشنهاداتی به نفع تمامی طرفین مذاکره است، صحبت به میان آورید. شما با انجام چنین کاری در حال استفاده از مهارت های مذاکره جدی و تاثیر گذار هستید.

موضع طرفین مقابل را بررسی کنید

یکی دیگر از مهارت های مذاکره این است که موضع تمامی طرفین مقابل را بررسی کنید، یعنی بدانید طرف مقابل شما با موضع ضعف و نیاز وارد مذاکره شده یا اینکه وضعیتی خوبی داشته و به نتیجه مذاکره وابستگی چندانی ندارد. با انجام چنین کاری می توانید نسبت به طرفینی که موضع ضعف دارند بیشترین میزان از اهداف خود را تلقین کنید و نسبت به طرفی که موضع قدرت دارد هم تراز صحبت کرده و او را تشویق به سوددهی بیشتر کنید.

عجولانه تصمیم نگیرید

بهتر است در مذاکراتی که شرکت می کنید از همان ابتدای شروع گفتگو و با بیان شدن تعداد کمی از پیشنهادات، فورا عجولانه تصمیم گیری نکنید. شاید با پیش رفتن گفتگو راه حل ها و موضوعات بهتری بیان شود که میزان سوددهی شما را بیشتر می کنند. بنابراین برای بیان نتیجه و تصمیم نهایی خود عجله به کار نگیرید.

از خود ضعف نشان ندهید

معمولا در مذاکراتی که طرفین آن از خود موضع ضعف نشان می دهند نتیجه گفتگو کمترین میزان سوددهی را برای آنان به همراه خواهد داشت. زیرا طرفین دیگر مذاکره با اتکا به این موضوع که فرد مورد نظر به دلیل ضعفی که دارد هر پیشنهادی را قبول می کند، نتیجه گفتگو را به نفع خود تغییر می دهند.

هیجانی برخورد نکنید

یکی از مهارت های مذاکره این است که هیجانی برخورد نکنید، یعنی اگر طرفین مذاکره را می شناسید و افراد سرشناسی هستند، یا احساسی عاطفی را نسبت به یکی از آن ها دارید بهتر است هیجان خود را کنترل کرده و به سوددهی بیشتر خود در معامله و مذاکره فکر کنید.

تصمیم گیری نهایی را به طرف مقابل واگذار نکنید

اگر از پیشنهادات بیان شده و نتیجه نهایی گفتگو راضی نیستید بهتر است سکوت نکرده و تصمیم گیری نهایی را به دیگران واگذار نکنید. در چنین مواقعی باید از بانتا استفاده کرده و مسیر مذاکره را تغییر دهید.

مهارت های مذاکره

با توجه به توضيحاتي که بیان کردیم متوجه شدیم که یادگیری مهارت های مذاکره از اهمیت بالایی برخوردار است به خصوص برای افرادی که به اقتضای شغل خود باید در گفتگوهای متعدد شرکت کنند. نکته مهمی که در این مورد وجود دارد تمرین و تکرار مهارت های مذاکره در جهت به کارگیری اصولی و به موقع آن ها می باشد. در ادامه مطلب به موارد بیشتری از مهارت های گفتگو و مذاکره مفید اشاره می کنیم:

برنامه ریزی داشته باشید

یکی از مهم ترین اقداماتی که برای یک مذاکره باید انجام دهید برنامه ریزی است، در نوشتن یک برنامه اصولی باید اهداف شما از شروع یک مذاکره، راه حل ها و پیشنهاداتی که دارید و همچنین اقدامات جایگزین یا همان بانتا مشخص شوند. در غیر این صورت میزان سوددهی شما از مذاکره مورد نظر کاهش می یابد و یا اینکه ممکن است گفتگو به نتیجه مثبتی ختم نشود.

میزان سود و زیان احتمالی را مشخص کنید

برای اینکه در طول مذاکره و گفتگو از پیشنهاداتی که بیان می شود غافلگیر نشوید و حین مذاکره برای بررسی سود و زیان سردرگم نباشید، بهتر است با توجه به راه حل خود و آنچه که پیش بینی می کنید که طرفین مقابل بیان کنند، حداقل و حداکثر میزان سوددهی و ضرر معامله را محسابه کرده و همین موارد را برای دیگر راه حل ها نیز تا حد امکان بررسی کنید.

موضع خشم و ناسازگاری نداشته باشید

تصور نکنید که قرار است در یک مذاکره با طرفین گفتگو وارد جنگ شوید، بلکه می خواهید به توافق برسید. بنابراین بهتر است خشمگین نباشید، از شنیدن پیشنهادات مختلف برافروخته نشوید و موضع ناسازگاری نداشته باشید. اگر قرار بر ناسازگاری است پس چرا وارد مذاکره می شوید؟ بنابراین آرامش خود را کنترل کرده و به فکر توافق با کسب بهترین نتیجه باشید.

بر پیشنهادات خود پافشاری نکنید

بهتر است بدانید پیشنهادات شما ممکن است همیشه بهترین نتیجه را ایجاد نکنند و در عین حال پیشنهادات طرفین مقابل بیشترین سوددهی را برای شما به همراه داشته باشند. بنابراین اگر متوجه می شوید که راه حل دیگران بهتر از راه حل های شما است از پافشاری بر ایده های شخصی خودداری کرده و با حفظ موضع خود پیشنهادات دیگران را قبول کنید.

اعتماد به نفس داشته باشید

در هر زمینه ای تقویت و افرایش میزان اعتماد به نفس عاملی کمک کننده است، بنابراین برای کسب موفقیت باید تقویت این عامل را در اولویت برنامه های زندگی خود قرار دهید.

اصول مذاکره حرفه ای

مذاکره ای حرفه ای انجام می شود که طرفین آن از اصول و مهارت های مذاکره آگاهی داشته و به آن عمل کنند. قطعا مذاکره و گفتگویی که حرفه ای پیش می رود بهترین نتایج را نیز به همراه خواهد داشت، زیرا راه ها و پیشنهادات به درستی بررسی شده، محاسبات دقیق انجام می شوند و زوپا در مذاکره اهداف بیشتری را پوشش خواهد داشت. از این رو در ادامه مطلب به بررسی برخی از مهم ترین اصول مذاکره می پردازیم:

از زبان بدن کاریزماتیک استفاده کنید

اگر تمایل دارید از همان ابتدای شروع گفتگو بر طرفین مقابل تاثیر گذاشته و بر ذهن آنان نفوذ کنید، بهتر است با اصول زبان بدن کاریزماتیک و تقویت آن ها آشنا شوید. زبان بدن کاریزماتیک به شما کمک می کند دیدگاه خود را به بهترین نحو به طرفین مقابل تلقین کنید.

همکاری در موارد بیشتری را ایجاد کنید

بهتر است به مذاکره پیش رو به عنوان آخرین مذاکره با طرفین آن فکر نکنید، اگر در حین پیش رفتن گفتگو متوجه می شوید معامله کردن با آنان به نفع شماست، طرفین مقابل حرفه ای عملکرده و شما می توانید در کنارشان پیشرفت کنید، بهتر است با ایجاد روابطی مثبت، قدری صمیمانه و حرفه ای این دیدگاه را در ذهن دیگران ایجاد کنید که می توانند با شما به اشتراکات فراوانی برسند.

بدون دلیل منطقی صحبت نکنید

یکی دیگر از مهارت های مذاکره این است که اگر برای بیان صحبت های خود دلیل منطقی ندارید، بهتر است از بیان آن ها و همچنین جملاتی مانند حدس می زنم، شاید، امکان دارد، اگر شانس با ما یار باشد و… خودداری کنید. بیان چنین کلمات و جملاتی نشان از غیر حرفه ای بودن دارند و طرفین مقابل را از مذاکره با شما منصرف می کنند.

نقاط ضعف خود را پوشش دهید

اگر طی صحبت با طرفین گفتگو متوجه شدید که در مقابل آنان نقاط ضعف بیشتری دارید بهتر است با دانسته ها و صحبت در مواردی که اطلاعات بیشتری دارید گفتگو را به نفع خود پیش ببرید. کسب مهارت های مذاکره به شما کمک می کنند که بتوانید رویدادهای غیر منتظره را مدیریت و کنترل نمایید.

مذاکره را بی نتیجه به پایان نرسانید

اگر توافقی مثبت برای مذاکره ایجاد نمی شود بهتر است نتیجه منفی و عدم توافق را به طور واضح بیان کنید. اگر مذاکره بدون نتیجه به پایان برسد ممکن است طرفین آن تصور کنند شما هنوز هم مایل به مذاکره ولی با موضع ضعف هستید.

گام اول در فرآیند مذاکره

با توجه به توضیحات گفته شده با تعدادی از مهم ترین اصول و مهارت های مذاکره آشنا شدیم، حال سوالی که پیش می آید این است که اولین گام برای یک مذاکره حرفه ای و موفق چیست؟ بهتر است بدانیم اولین اقدامی که انجام می دهید، تعیین اهداف و خواسته های خودتان و تحقیق درمورد خواسته های طرفین مقابل است. شما تا زمانی که ندانيد از شروع یک مذاکره چه هدفی دارید و می خواهید به چه نتیجه ای برسید، روند مذاکره به نفع شما پیش نخواهد رفت.

خلاصه مطلب

ما در این مقاله به بررسی موضوع مهم کسب مهارت های مذاکره پرداختیم، همچنین تعدادی از مهم ترین اصول مذاکره موفق را بیان کردیم. اگر شغل و حرفه شما ایجاب می کند مذاکرات مهم و متعددی را انجام دهید یا اینکه به کسب آگاهی در این زمینه علاقه دارید، توصیه می کنیم برای دریافت توضیحات بیشتر در این زمینه در اسرع وقت با مشاوران دکتر فکر تماس بگیرید.